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Aus dem Lateinischen könnte man Manus =Hand, agere führen, handeln wie folgt übersetzen:
Mit/an der Hand führen
Nach Gabler, Definition: Was ist „Management“?
Der ursprünglich angloamerikanische Begriff Management bezeichnet heute im betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch einerseits – in funktionaler Perspektive – die Tätigkeit der Unternehmensführung. Andererseits wird auch – in institutioneller Perspektive – das geschäftsführende Organ, also die Gruppe der leitenden Personen eines Unternehmens als Management bezeichnet. Als solches bezeichnet der Begriff sowohl eine Institution als auch eine Funktion in gemeinnützigen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Organisationen.
Im Sinne einer zielgerichteten Tätigkeit (Funktion des Managements) sind die Aufgaben des Managements (1) die Festlegung von Zielen der Organisation, (2) die Entwicklung einer Strategie zur Zielerreichung, (3) die Organisation und Koordination der Produktionsfaktoren und die Führung der Mitarbeiter und/oder Freiwilligen zum Zweck der Produktion von privaten oder öffentlichen Gütern. Als solches ist Management eine Grundtätigkeit und Kernfunktion moderner Gesellschaften (P. Drucker, (https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/management-37609)).
Grundsätzlich gibt es die Position des Managements und die Aufgaben.
Management hat immer etwas mit Führung und Leitung (Position) und den Verantwortungen (Aufgaben, wie zB. planen, steuern, koordinieren, führen, prüfen) zu tun.
Die Organisation der Praxis und Sprechstunde
Die Kontrolle der Zahlungen / Kasse und des Mahnwesens, ggf. Abrechnung mit Versicherungen
Führung der Teams
Personal-Einsatz-Planung / Dienstplanung
Kundenbetreuung und Ablaufkontrolle Sprechstunde & Wartezimmer
Kommunikation (intern & extern) mit Beschwerdemanagement
Prozessmanagement, Abläufe klar definieren
Wirtschaftlichkeit, Prüfen der Preise und Konditionen, Anpassen der Abrechnung und Zuschläge
Marketing
Qualitätsmanagement (GVP, ISO oder intern)
Kenntnis von Rechtsvorschriften (Arbeitsrecht, UVV, Hygiene, BG, usw.)
Alle Kunden sind grundsätzlich Privatkunden (leider nur teilweise versichert).
Notfälle sind immer sehr emotional, Tiere können nicht sprechen, Diagnosen können Schmerzen verursachen oder oft eine Narkose benötigen.
Der Umgang mit den Kunden (Patienten-Besitzern) ist IMMER emotional, individuell und integrativ.
Jeder Mensch hat unterschiedliche Ressourcen und (Fach-)Kenntnisse, sowie einen sehr individuellen Umgang mit der Situation.
Viele Kunden haben sich bei „Dr. Google&Co.“ informiert.
Die Bezahlung ist meist sofort fällig, stellt aber für einige Kunden, besonders bei Notfällen mit einer Operation eine große Herausforderung dar. Hier müssen klare Regeln definiert und kommuniziert werden.
Es gibt eine grundsätzliche Faustregel für Betriebe der Dienstleistung,
10% des Teams sollten ausschließlich administrativ tätig sein, wenn alle Themen der Finanz- und Lohnbuchhaltung außerhalb (Steuerbüro) übernommen werden.
Sollte dies IN-House passieren, wäre hier ein gesondertes Team notwendig.
Ab einer gewissen Größe kann ein festes Team auch von den 10 % abweichen.
Eine kleine Praxis mit bis zu 2 TÄ und 2 TFA, also unter 5 Personen sollte eine 50% TFA und eine 450,- EUR Kraft mit Kfm. Hintergrund beschäftigen.
Ab 5 bis 9 Personen (TÄ % TFAs) wäre eine Vollzeitkraft angemessen.
10-19 = 2
20-39 =3
Ab 40 = 5 Personen in Vollzeit, davon mindestens eine VZ-Kraft im Kfm. Bereich
Ein gutes Admin-Team von 10 Personen 50% Kfm.
Die deutliche Empfehlung geht in die Richtung der Kaufleute für Büromanagement, Fachkräfte aus dem Bereich Verwaltung, Apotheke (PKA) oder andere Berufe aus dem Bereich Gesundheitsmanagement.
Wir sollten Ihren genauen Bedarf und die Aufgaben genau definieren.
Verringern Sie Verluste durch Fehler, steigern Sie den Umsatz & Gewinn durch Effizienz.
Praxismanagement A - Z
Abweichungsanalyse | Zeigt die Differenz zwischen Soll- und Ist-Werten, erkennt Abweichungen zur Zielplanung / Erfolg |
AfA | Abschreibung für Anlagevermögen, nach der AfA-Tabelle, Verteilung der Kosten auf x-Jahre |
Aktiva (Bilanz) | Die Aktiva umfassen die Summe aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens. |
Administration | Verwaltung, gut 10% des Teams sollten in Vollzeit administrativ tätig sein |
AMG | Arzneimittel-Gesetz |
Anamnesebogen | Erfassung der Tierdaten und med. Vorgeschichte |
Anordnungsbefugnisse | Die Befugnis Anordnungen im Rahmen der Position / Rolle zu erteilen |
Apotheke | Tierärztliche Hausapotheke |
Apothekenprüfung | Nach Vorgaben des ZLG: VAW 07112106 |
Arbeitsanweisung | (AA) Qualitätssicherung im Rahmen der Zuständigkeit – Gilt für einzelne Tätigkeiten |
Arbeitsvertrag | Vertragspartner, Begin, Befristung, Ende, Arbeitssort, Probezeit, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitsentgelt (Zulagen, Boni,…), Arbeitszeit, Überstundenregelung, Urlaub, Fortbildungen, BAV, Kündigung, Vereinbarungen, … |
Arbeitszeitkonto | Elektronische Aufzeichnung der geleisteten Stunden im „Ist-Soll-Abgleich) |
Arbeitszeitmodelle | Vollzeit / Teilzeit / Gleitzeit / Schichtarbeit (Muss im Arbeitsvertrag geregelt sein) |
Arbeitszufriedenheit | Die Zufriedenheit der Arbeitgeber soll regelmäßig abgefragt werden; Instrumente zur Messung sind Kündigungen und Fehlzeiten |
ATF | Akademie für tierärztliche Fortbildung (ATF) |
Aufbauorganisation | Unterteilung der Gesamtaufgabe (Tierpraxis / Tierklinik) in Abteilungen |
Aufgabenanalyse | (Analyse=Zerlegung) Verteilung einzelner Aufgaben an Teilbereiche |
Aufgabensynthese | (Synthese=Zusammenlegung) Teilaufgaben werden in einer Organisationseinheit zusammengefasst |
Bereitschaftsdienst | Bereitschaftsdienst ist Arbeitszeit und muss anteilig (Vereinbarung!) vergütet werden / Rufbereitschaft 6 Anwesenheit |
Beschwerdemanagement | Der Umgang mit Beschwerden muss geregelt sein (Zuständigkeit & Ablauf), es gibt Kundenbeschwerden und Mitarbeiterbeschwerden |
Bestellsystem | Kunden können zu bestimmten und vereinbarten Terminen „bestellt“ werden, ohne die übliche Anmeldung |
Bestellwesen | In der Warenwirtschaft soll das Bestellwesen ständig geprüft und angepasst werden (Midestbestand, Optimale Lagermenge, usw.) |
BfArM | Bundesopiumstelle – Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte |
Bilanz | Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Schulden |
BMEL | Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft |
BPT | Bundesverband Praktizierender Tierärzte e. V. (Erstellt BPT- Tarifvertrag) |
BTK | Bundestierärztekammer (www.btk.de) / Unterteilt in LTK- Landes-Tierärzte-Kammern |
BTM | Betäubungsmittel |
Checkliste | Liste der zu erledigenden Aufgaben als Hilfestellung und zur Dokumentation |
Coporate Behavior | Festgelegtes Verhalten in bestimmten Situationen (natürlich, offen, freundlich, hilfsbereit, kooperativ, …) |
Coporate Communication | Regelungen der Innen- und Außenkommunikation (Vordrucke, Formulierungen, Anweisungen, usw.) |
Coporate Design | Wiedererkennung als „Marke“, Logo, Homepage, Praxiskleidung, Farbgebung, usw. |
Coporate Identity | Firmen / Praxis – Eigenschaft, eigene „Marke“ oder Identität |
CRM | Kundenmanagement (Kartei) |
DICOM | Übertragungssystem der bildgebenden Daten |
Dienstplan | Der Dienstplan regelt die Arbeitszeiten / Schichten unter den Vorgaben des Arbeitsvertrages nach den Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes |
Direktorialsystem | Ein Entscheidungssystem, hier wird von der Leitung -aus einer Hand- eine Entscheidung getroffen und umgesetzt |
Direktruf | Ein Direktruf (auch als stummer Alarm) kann über das Telefon oder einen Alarm ausgelöst werden, zB bei Notfällen / Reanimation oder als sonstiger Hilferuf |
Direktwerbung | Direktwerbung ist die direkte Ansprache von Zielgruppen, meist per Mail oder Telefon (Nur noch mit Zustimmung!) |
Disposition | Fallweise Regelung im Rahmen eines festgelegten Rahmens |
DSGVO | Datenschutz-Grundverordnung |
DVG | Deutsche Veterinärmedizinische Gesellschaft (www.dvg.net) |
Einzugsgebiet | Orte der Zielgruppe, als allgemeine Praxis oft regional (bis 50km), nach Spezialisierung weiter, überregional, teilweise nationale Angebote |
Entscheidungsbefugnisse | Nach Stellenbeschreibung / Rolle dürfen Entscheidungen getroffen werden / Dienstplan / Urlaube / Mehrarbeit |
Finanzierung | Kapitalbeschaffung (Eigenkapital, Kredit, Mietkauf, Leasing, Beteiligungen, …) |
Führungskraft | Person mit besonderen Aufgaben und Berechtigungen / Vollmachten |
Führungsstile | Meist in 3 Unterscheidungen (autoritäre, kooperative und Laissez-faire) |
GbR | Gesellschaft bürgerlichen Rechts in der sich 2 oder mehr Personen zusammenschließen um ein Ziel zu erreichen (Gemeinschaftspraxis) |
Gebrauch | Produkte zur Nutzung, bleiben bis zum Defekt, zB Instrumente |
Gesellschaftsformen | Unterteilung in BGB (Personenbezogen) und HGB Juristische Person (zB GmbH) |
GmbH | Gesellschaft nach HGB, juristische Person, Eigentümer ist der Gesellschafter, Vertretung nach Außen durch Geschäftsführung |
GOT | Gebührenordnung für Tierärzte |
GuV-Rechnung | (Teil einer Bilanz) Gewinn-und-Verlust-Rechnung – handelt es sich um eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge |
GWG | Geringwertiges Wirtschaftsgut, Sofortabschreibung der Kosten (bis 800,- EUR) |
Improvisation | Bei unvorhersehbaren Ereignissen Handeln nach eigenem Ermessen, muss Dokumentiert und später organisiert werden (QM wächst) |
Kollegialsystem | Hier entscheiden mehrere Handlungsträger gemeinsam |
Krank | Es gibt Krank mit AU, ohne AU (Reglung!), Kind-Krank, BG-Unfälle, sonstiges (Corona & Quarantäne) |
Krankenstand | Der Schnitt lag 2021 bei ca. 5-10 %, also 10-20 Arbeitstage p.a. |
Kundenerwartungen | Schnelle und kompetente Hilfe, meist gute Erreichbarkeit, Faire und transparente Preise |
LANUV | NRW: Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz (Regelung der Apothekenprüfung) |
Lieferkonditionen | Versandbestimmungen, Preise, Rabatte, Staffeln, Lieferzeit |
Marke | Branding der Praxis und auch Darstellung als Arbeitgeber-Marke |
Marketing | Werbung |
Motivation | Wunsch zur Bedürfniserfüllung; Intrinsisch, von innen heraus, der Wunsch zu helfen (größter Motivator in der Tiermedizin); Intrinsisch, Belohnung, oftmals von extern, meist Geld |
NAS | Network-Attached Storage, Datenspeicher im Netzwerk |
Notdienstgebühr | Fällig außerhalb der „normalen“ Sprechstunde Einmalig 50,-€ netto (Stand 2022) meist auch erhöhter Satz |
Notfallzuschlag | „Eilbesuch“, bei hoher Dringlichkeit, Besuch ohne Termin als Notfall, stört den Ablauf der geplanten Sprechstunde GOT Teil A, 22 |
Organigramm | Grafische Abbildung der Struktur mit Hierarchie, Positionen, Abteilungen,… |
Organisation | Widerholte Vorgänge laufen immer nach den gleichen Regeln ab |
PACS | Bildmanagement und Speicher |
Pareto | Mit 20% der Produkte / Leistungen erreichen Sie 80% Umsatz |
Passiva (Bilanz) | Zeigt die Mittelherkunft, die Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümer, Kreditgeber usw. |
PDCA Kreislauf | Plan-Do-Check-Act, Planen-Ziel formulieren / Tun-Machen / Check-Prüfen der Fortschritte / Aktion-Reflektion & Verbesserung |
Pufferzeiten | In der Terminvergabe sollen immer Pufferzeiten für Notfälle blockiert / geplant werden |
PVS | Praxis-Verwaltungs-System (Software) |
QM – Ergebnisqualität | Gleichbleibende Resultate bei gleichen Tätigkeiten |
QM – Prozessqualität | Regelung der Prozesse / Arbeitsabläufe |
QM – Strukturqualität | Ausstattung / Einrichtung / Räumlichkeiten / Geräte … |
QM Qualitätsmanagement | Standardisierung von Abläufen ( Strukturqualität, Prozessqualität, Ergebnisqualität) |
RDX | Speichermedium mit Wechseldatenträgern, (Wechsel-Festplatten) |
Sozialabgaben | Lohnnebenkosten: Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung |
TÄHAV | Verordnung über tierärztliche Hausapotheken |
Verbesserungswesen | Kunden und Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben Verbessedrungsvorschläge zu Machen, Ablauf und Feedback regeln ! |
Verbrauch | Produkte werden bei Nutzung weniger, Salben, Verbandmaterial, usw. |
Verfahrensanweisung | (VA) Qualitätssicherung im Rahmen der Zuständigkeit – gilt für Aufgabenbereiche |
Verfügungsbefugnisse | Nach Stellenbeschreibung dürfen Gegenstände für festgelegte Aufgaben nutzen |
Verkauf | Produkte, die wir verkaufen, Arzneimittel, Futter, Zubehör, usw. |
VMF | Verband medizinischer Fachberufe ( Auch Tiermedizinischer..) Anerkennung der Fortbildungspunkte |
Vollmacht | Berechtigung für eine andere Person zu rechtsverbindlich zu handeln |
Warengruppen | Wir unterscheiden in Verkauf, Verbrauch und Gebrauch |
Wartezimmer | Erster Eindruck der Räumlichkeiten, Gestaltung und Barrierefreiheit beachten |
Werbung | Kann analog oder digital gemacht werden (Printmedien: Prospekte, Flyer, Visitenkarten, … / Digital Homepage, soz. Medien, ….) |
Ziele – Formalziel | Praxiserfolg und Wirtschaftlichkeit |
Ziele – harmonisch | Die Ziele unterstützen sich gegenseitig zB. feste Abläufe und bessere Qualität passen gut zusammen |
Ziele – konkurrierend | Zwei oder mehrere Ziele stehen behindern sich gegenseitig, gut und günstig, sowie schnell und ordentlich passen nicht gut zusammen |
Ziele – neutral | Die Ziele haben keinen Kontext und werden einzeln betrachtet. |
Ziele – Sachziel | Optimale Versorgung / Behandlung |
Zielkonflikte | Nicht immer passen alle Ziele zusammen |
ZLG | Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz ( www.ZLG.de ) |
Zoonosen | Krankheiten von Tier auf Mensch (und umgekehrt), muss unterwiesen werden! |